Mit ecoDMS haben Sie Zugang zum weltweit günstigsten Archivsystem, das der Standard für eine langfristige, revisionskonforme Archivierung ist. Dieses plattformunabhängige Dokumenten-Management-System ermöglicht es Ihnen, alle Dokumente bequem zu scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederzufinden.
Durch wenige Klicks können die Dokumente archiviert, automatisch volltextindiziert und, wenn nötig, ohne Benutzerbeteiligung kategorisiert werden. Eine intelligente Dokumentenerkennung bestimmt dabei die Zugehörigkeit der Dokumente und legt sie an der richtigen Stelle für die zuständigen Anwender ab. Sie können in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv über den Desktop-Client, ein Smartphone, ein Tablet oder die Weboberfläche zugreifen. Die fortschrittlichen Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie das Googlen. Die Software ist schnell installiert und intuitiv zu bedienen.
ecoDMS bietet eine Vielzahl an Funktionen für wenig Geld. Komfortable, leicht verständliche Funktionen und flexible Einstellungen sind die Hauptmerkmale dieser Software
Revisionssicher und sicher abgelegt: ecoDMS ist technisch konform mit den gesetzlichen Vorgaben von GoBD, GDPdU und DSGVO
ecoDMS ist die beste Software für alle Unternehmen jeder Größe und eignet sich auch perfekt für Privatanwender
Klassifizierungsvorlagen ermöglichen die automatische Erkennung und Ablage von Dokumenten. Diese können mit dem integrierten Vorlagendesigner von ecoDMS individuell erstellt werden.
Eingehende Dokumente werden anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und optional ohne Benutzereingriff in einem Dunkelprozess archiviert. Die Erkennung basiert auf vordefinierten Schlüsselwörtern, Barcodes, Layouts oder Markierungen, die mit Template Designer in Klassifizierungsvorlagen gespeichert sind.
Wenn ein Dokument, das der Vorlage entspricht, das Archiv erreicht, sucht der Vorlagendesigner automatisch nach der passenden Klassifizierungsvorlage und führt den gespeicherten Prozess aus.
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Indem Sie Unsicherheiten und Zeitverschwendung aus Ihrem Workflow ausschließen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und Produktivität sowie Gewinn erhöhen. DocuWare ist ideal für Teams, die an verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten und maximale Effizienz erzielen wollen.
DocuWare ist cloudbasiert, funktioniert mit jedem Browser und kann von Benutzern an einem zentralen Ort oder auch von Benutzern an verschiedenen Orten verwendet werden. Darüber hinaus bietet DocuWare kostenlose Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern und die Produktivität steigern.
Definieren Sie intelligente Regeln für Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Dokumente. Dies ist besonders nützlich für vertrauliche Dokumente
DocuWare verfügt über Workflow-Module, die mit anderen Systemen synchronisiert werden können, um Prozesse zu automatisieren und Ineffizienzen zu reduzieren
Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten und vermeiden Sie mehrere Versionen. Teilen Sie Dokumente sicher und verlustfrei über mehrere Systeme hinweg
Vieles spricht für das orts- und zeitunabhängige Arbeitsmodell im modernen Arbeitsleben. Mitarbeiter schätzen die vielen Vorteile des Homeoffice, wie z. B. Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall des Autofahrens und eine optimale Work-Life-Balance. Aber auch das Unternehmen selbst profitiert vom Homeoffice-Konzept, indem es zum Beispiel bei der Raummiete einsparen kann. Der in der heutigen Zeit besonders relevante Stromverbrauch wird insgesamt deutlich reduziert.
Aber auch für Mitarbeiter im Außendienst bringt das cloudbasierte Dokumentenmanagement viele Vorteile. Beispielsweise kann während einer Geschäftsreise wie einer Zugfahrt Zeit, die sonst verschwendet würde, sinnvoll für unternehmensbezogene Aufgaben verwendet werden.
Die Integration von DocuWare in Anwendungen und Plattformen ist einfach und gewährleistet einen reibungslosen und sicheren Informationsfluss. DocuWare kann auch in derzeit verwendete Systeme integriert werden, wodurch eine konsistente Dokumentationsinfrastruktur und Prozessautomatisierung gewährleistet werden. Sie können auch über mehrere Systeme hinweg arbeiten. Beispielsweise können SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, DATEV und Microsoft Outlook in DocuWare integriert werden, sodass Sie Dokumente, Dateien, Finanzinformationen und E-Mails archivieren, indizieren, verwalten und sicher teilen können.
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|---|---|---|
Import |
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| Scan-Import | ✔ Ja | ✔ Ja |
| OCR-Texterkennung | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Office-Import | ✔ Ja | ✔ Ja |
| E-Mail-Import | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Drag-and-Drop-Import | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Automatischer Dublettenabgleich | ❌ Nein (folgt in Zukunft) | ❌ Nein (Kann manuell implementiert werden) |
| Automatische Versionierung | ✔ Ja | ✔ Ja |
Ablage & Archivierung |
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| Ablage in Ordnern/Projektbereiche | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Ablage als PDF | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Ablage als JPG | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Versionsmanagement | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Änderungshistorie | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Favorisierung | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Individuelle Metadaten | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Suchfunktion | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Volltextsuche | ✔ Ja | ✔ Ja |
Zusammenarbeit |
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| Dokumentenvorschau | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Dokumentenbearbeitung / Online Office | ❌ Nein (Nur offline in Office) | ✔ Ja |
| Filesharing | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Notiz- / Kommentarfunktion | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Workflow Manager | ❌ Nein | ✔ Ja |
| Rollen- und Rechteverteilung | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Digitale Signatur | ❌ Nein | ✔ Ja |
| Offline-Synchronisation | ✔ Ja | ❌ Nein |
| Gastzugänge / Externe Zugänge | ❌ Nein | ✔ Ja |
Dokumenten-Export |
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| E-Mail-Export | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Office-Export | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Export als PDF | ✔ Ja | ✔ Ja |
Sicherheit & Datenschutz |
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| Gültige Datenschutzbestimmung | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Datenschutzbeauftragter | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Cookie-Hinweis | ✔ Ja | ✔ Ja |
| ISO 27001 Zertifikat | ✔ Ja | ✔ Ja |
| ISO 27018 Zertifikat | ❌ Nein | ❌ Nein |
| Serverstandort(e) | Deutschland | Irland |
| Betreiber des Rechenzentrums | Netcup (Partner von Optima Computer) | Microsoft |
| Sonstige Zertifikate/Siegel | SOC 2Type2 | |
| SSL-Zertifikat (https://) | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Datenverschlüsselung | 256-Bit TLS 1.2 | 256-Bit TLS 1.2 |
Unterstützte Plattformen |
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| Web-App | ✔ Ja | ✔ Ja |
| iOS | ❌ Nein | ✔ Ja |
| Android | ❌ Nein | ✔ Ja |
| Windows (Client) | ✔ Ja | ✔ Ja |
| MacOS (Client) | ✔ Ja | ✔ Ja |
Geeignet für |
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| Freelancer/Selbstständige | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Kleinstunternehmen | ✔ Ja | ✔ Ja |
| Kleine Unternehmen | ❌ Nein | ✔ Ja |
| Mittelständische Unternehmen | ❌ Nein | ✔ Ja |
| Große Unternehmen | ❌ Nein | ✔ Ja |
Floriansweg 12
57627 Hachenburg
+49 2662 9446-0
info@optima-computer.de
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